Uno de los caballos de batalla para cualquier project manager es la gestión del tiempo. El tiempo es un recurso sumamente valioso y finito, de él dependen la productividad y viabilidad de tu negocio. Con estas 10 actividades de administración del tiempo ajustarás tu eficiencia a la perfección. ¿Te atreves?
Ser efectivo como un francotirador depende de ti. Tus grandes enemigos son la procrastinación y la falta de priorización. Hoy te ayudo a combatirlos con estas actividades de administración del tiempo.
Examina tu rutina y rendimiento con estas actividades
1. Pon a prueba tu productividad
Para ser tu mejor versión solo tienes que observarte detenidamente. Examina tu actividad a lo largo de una semana. Haz una hoja de excel en la que puedas dejar constancia de las actividades que realizas durante tus horas productivas.
2. Tu horas de ocio también cuentan
También te será de utilidad llevar un diario en el que escribir durante 10 o 15 minutos un resumen del tiempo que le has dedicado a otras actividades que no han sido el trabajo
3. Apóyate en la tecnología para la gestión del tiempo
Para controlar el tiempo que dedicas a cada tarea dentro del trabajo existen muchas herramientas gratuitas de gestión como Teamwork, Trello, Wrike, Workzone, etc. A mí me gusta Teamwork, pero tú puedes usar la que más te guste y se ajuste a tus necesidades
4. Evalúa los resultados
Después de una semana debes tener unas siete redacciones y siete informes de rendimiento. Uno por cada día de la semana. Es hora de que te sientes y saques conclusiones acerca de cómo has rendido.
Céntrate primero en la lectura y repaso de las notas que tomaste sobre las tareas que no tenía nada que ver con tu trabajo. Clasifícalas según el nivel de estrés que te han generado y el tiempo que has empleado realizarlas.
Después pasa a analizar los resultados de tus jornadas laborales. Evalúa el rendimiento en relación con la cantidad y dificultad de las tareas. Cuando lo hayas hecho, pon en común los resultados estos resultados con los otros y relaciónalos.
Ahora puedes sacar conclusiones acerca de qué eventos afectan de forma positiva y negativa tu productividad. Con las siguientes actividades debes procurar maximizar los efectos de las acciones que mejoran tu rendimiento y minimizar las que hacen que se resientan.
Es hora de mejorar tu eficiencia con esta actividades de administración del tiempo
5. Prioriza tus tareas, delega y elimina
Es tremendamente importante que aprendas a no encargarte de todo. Confía en tu equipo de trabajo. Si eres el jefe y no lo haces, es mejor que te lo hagas mirar o busques nuevos empleados.
Puede ser cierto aquello de que: si quieres algo bien hecho, hazlo tú mismo. No obstante, no eres omnipotente ni omnipresente. No llegarás a todo y menos rindiendo al mismo nivel en todas las tareas.
Prioriza las tareas y asígnalas a tu equipo de forma estratégica. Busca el factor que maximice el rendimiento de tu plantilla y el tuyo sin que ninguno se queme por intentar volar demasiado cerca del sol. Cuando haces eso, te acabas estrellando contra el suelo.
6. Alta intensidad en periodos cortos
Existe una técnica que ha cobrado mucha relevancia en los últimos años. Se llama Técnica Pomodoro. -¡Sí, Pomodoro como el tomate!-
Consiste en establecer series de trabajo de unos 100 minutos en las que harás sprints de concentración de 25 minutos separados por una pausa de 5 minutos. Es importante que te cronometres.
Cuando hayas hecho cuatro sprints o, lo que es lo mismo, cuando hayas trabajado 100 minutos efectivos, debes descansar 15 o minutos.
Yo mismo he probado esta técnica y mejora mi rendimiento entre un 10 y un 15% en una jornada laboral -¡nada mal ¿verdad?-.
Eso sí, recuerda lo que te he dicho antes. Tienes que ser muy meticuloso con los tiempos, usa las alarmas de tu móvil para que no se te vaya el santo al cielo.
7. Planifica tus reuniones
Las reuniones de trabajo con compañeros de equipo y clientes son, sin lugar a dudas, uno de los sumideros de tiempo de toda jornada laboral. Cuando las reuniones dependan de ti, planifícalas bien.
Temas y problemas a tratar, participantes, lugar, materiales y tiempo estimado de duración. Cuenta el desplazamiento, despedidas y posibles retrasos derivados del desarrollo del meeting.
Una vez hayas hecho esto, podrás gestionar el tiempo que ocupará la reunión y reorganizar el resto de tus tareas. Sé considerado con el resto de participantes y ten en cuenta que también tendrán cosas que hacer.
8. Cercena todo contacto con el exterior que no sea imprescindible
Vivimos en un tiempo de hiperestimulación. Recibimos tantos aguijonazos del exterior que reclaman nuestra atención que a veces es imposible ser consistente y constante en la ejecución de una tarea.
Saber perfectamente a lo que me refiero. Internet y vivir conectado es maravilloso, pero se puede convertir en un arma de doble filo. Corta por lo sano y mantén sólo un canal de comunicación. Es importante que sea estrictamente profesional.
9.Esquematización GTD
Es un método inventado por David Allen que trata de evitar todo bloqueo mental. El término GTD proviene de las palabras inglesas Getting This Done. Es decir, significa algo así como emplearte a fondo en realizar una tarea, sea la que sea, para sacarla adelante en tiempo y forma.
GTD bebe bastante del mindfulnes, que es un estado de concentración extrema en el que se es consciente de todo lo que involucra la ejecución de una tarea mientras la realizas.
El esquema GTD es simple. Acopias todas las tareas que debes realizar, las analizas y clasificas, luego las ordenas en el tiempo, ejecutas y monitorizas el desarrollo de cada una.
10. Tabla de Kanban
Se basa en el mismo principio que el esquema GTD, pero en lugar de hacerlo manualmente lo realizas de forma digital. Los softwares como Trello, kanbanflow o Teamwork te ahorran mucho tiempo. Además, pueden ser compartidas con tu equipo.
¿Cómo has visto estas 10 actividades de administración del tiempo? ¿Has probado alguna? Me encantaría que me dijeras si te ha servido y si tienes alguna que se me escapa. A todos nos gusta ser cada vez más eficientes y productivos. Espero tu comentario y conocerte por fin.
Recuerda que un buen project manager gestiona el tiempo como un auténtico artista.
